CIRCOLARE N.75 ”ESTENSIONE DEGLI OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE ED ELIMINAZIONE DEL REGISTRO ANTIRICICLAGGIO”

Potenziando l’obbligo di conservazione lo schema di dlgs. attuativo della iv direttiva rischia di vanificare i vantaggi legati all’eliminazione del registro.
Tra i contenuti della bozza di decreto attuativo della quarta direttiva antiriciclaggio (Direttiva 2015/849/UE), posta in pubblica consultazione fino allo scorso 20 dicembre, particolare attenzione deve essere riservata alle modifiche apportate agli obblighi di conservazione e registrazione.
Sul punto varrà ricordare che la surrettizia introduzione di obblighi di registrazione (dapprima con il DLgs. 56/2004 e, poi, con il DLgs. 231/2007) non espressamente previsti dal legislatore comunitario è stata per anni oggetto di una vexata quaestio, posto che dagli stessi discendono oneri tutt’altro che trascurabili per i professionisti destinatari della normativa, in relazione sia agli adempimenti da porre in essere, sia alle pesanti sanzioni previste per la loro inosservanza.
Nel provvedimento modificativo del DLgs. 231/2007, da un lato, scompare l’obbligo di istituzione del registro antiriciclaggio cartaceo o informatico (attualmente previsto dagli artt. 36 e 38) mentre, dall’altro, viene potenziato l’obbligo di conservazione secondo modalità che, almeno a una prima lettura, non paiono di agevole applicazione e rischiano – se non dovesse essere apportata al testo nessuna modifica – di vanificare del tutto i vantaggi connessi all’eliminazione del registro.
Il “nuovo” obbligo di conservazione, disciplinato dall’art. 31 della bozza, ha infatti a oggetto tutti i documenti, i dati e le informazioni utili per le indagini su riciclaggio e finanziamento del terrorismo effettuate dalla UIF o da altra autorità competente. Rispetto all’attuale formulazione, che delimita il perimetro applicativo dell’obbligo ai documenti riguardanti adeguata verifica e operazioni compiute dai clienti, colpiscono l’ampiezza e l’indeterminatezza della previsione.
Le perplessità aumentano allorquando si pone l’attenzione al contenuto dell’obbligo: i soggetti obbligati devono infatti conservare copia, in formato cartaceo o elettronico, purché non modificabile, dei documenti acquisiti per l’adeguata verifica della clientela e l’originale, ovvero copia avente efficacia probatoria secondo le norme vigenti, delle scritture e delle registrazioni inerenti le operazioni.
Non solo, la nuova disposizione prevede che i documenti conservati debbano rendere possibile quanto meno la ricostruzione univoca dei seguenti elementi: data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico; dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione; data, importo e causale dell’operazione; mezzi di pagamento utilizzati.
È evidente che, qualora tale impostazione venisse confermata, di fatto sarebbero da registrare i medesimi elementi che attualmente costituiscono l’oggetto dell’obbligo di trascrizione obbligatoria in archivio. Permane invariata la durata decennale dell’obbligo di conservazione, con decorrenza dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.
Le nuove modalità paiono applicabili solo alla conservazione elettronica
La lettura complessiva del nuovo art. 31 evidenzia numerose criticità: in primo luogo, con riferimento all’impossibile requisito della non modificabilità dei documenti conservati in formato cartaceo (a meno che l’inciso “purché non modificabile” non debba riferirsi solo alla conservazione in formato elettronico e, in tal caso, la norma dovrebbe chiarirlo espressamente). In secondo luogo, preoccupa l’ambito applicativo dell’obbligo, che dovrebbe essere circoscritto alla documentazione raccolta per l’adeguata verifica, onde evitare qualsiasi interpretazione degenerativa tale da far presumere che il professionista sia chiamato a svolgere una vera e propria attività investigativa.
Alcune considerazioni si impongono anche in relazione alle nuove modalità di conservazione, disciplinate dall’art. 32 della bozza; in effetti il sistema ivi descritto è molto più articolato rispetto a quanto previsto sul punto dall’art. 40 della quarta direttiva e, soprattutto, sembra essere applicabile solo alla conservazione elettronica e non anche a quella cartacea.
Viene infatti richiesto che la conservazione avvenga con modalità idonee a prevenire le perdite di dati e a garantire la ricostruzione dell’operatività del cliente, l’integrità dei dati e la non alterabilità successivamente alla loro acquisizione, nonché il mantenimento della storicità dei medesimi, in modo da assicurare il collegamento tra i dati conservati e i documenti necessari a darvi riscontro. Pare evidente come tali requisiti difficilmente potranno essere soddisfatti laddove si opti per un sistema di conservazione cartaceo.
L’acquisizione, da parte dei professionisti obbligati, dei dati da conservare dovrà infine avvenire “tempestivamente”, avendo cura di indicare la relativa data.
Sarà considerata tempestiva l’acquisizione conclusa entro trenta giorni con decorrenza “dall’instaurazione del rapporto continuativo o dal conferimento dell’incarico, dall’esecuzione dell’operazione o della prestazione professionale, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale”. E, anche su questo punto, è lecito chiedersi come potrà essere dimostrata la tempestività della conservazione ove questa avvenga con sistema cartaceo.
Analogamente ci si chiede come potrà essere dimostrata la “tardiva” applicazione degli obblighi di conservazione che, al pari di quella omessa o incompleta, ai sensi dell’art. 57 esporrebbe il professionista al pagamento di una sanzione amministrativa pecuniaria di importo compreso tra un minimo di 3.000 e un massimo di 80.000 euro. Può essere tardiva, infatti, la registrazione dei dati, ma la conservazione, per dirla con Shakespeare, può solo “essere” (in quanto necessariamente contestuale all’evento) o “non essere”: in quest’ultimo caso, però, più che tardiva sarà da considerare omessa.

CIRCOLARE-N.75